Perusahaan mengadakan training hampir setiap bulan. Karyawan mengikuti seminar, workshop, sertifikasi, hingga pelatihan teknis. Namun setelah pelatihan selesai, muncul pertanyaan yang sering sulit dijawab: apakah kemampuan karyawan benar-benar meningkat dan memberikan dampak bagi perusahaan?
Masalahnya, training tidak selalu sama dengan peningkatan kompetensi.
Pelatihan yang tidak didasarkan pada kebutuhan kompetensi, tidak diterapkan dalam pekerjaan, atau tidak dievaluasi dampaknya dapat berakhir hanya sebagai aktivitas rutin. Perusahaan mengeluarkan biaya, karyawan menghabiskan waktu, tetapi hasilnya belum tentu terlihat pada kualitas produk, pelayanan, maupun kinerja organisasi.
Di sinilah ISO 10015:2019 dapat membantu.
ISO 10015:2019 merupakan standar yang memberikan panduan bagi organisasi dalam mengelola kompetensi dan pengembangan personel agar memberikan dampak positif terhadap kesesuaian produk dan layanan serta kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan. Standar ini dapat diterapkan oleh organisasi dari berbagai jenis dan ukuran.
Apa Itu ISO 10015:2019?
ISO 10015:2019 – Quality management — Guidelines for competence management and people development adalah standar yang berfokus pada pengelolaan kompetensi dan pengembangan orang di dalam organisasi.
Berbeda dengan ISO 10015:1999 yang berfokus pada panduan pelatihan, versi 2019 memiliki cakupan yang lebih luas, yaitu menghubungkan kebutuhan kompetensi, pengembangan karyawan, penerapan hasil pembelajaran, dan dampaknya terhadap organisasi.
ISO 10015:2019 tidak menetapkan persyaratan sistem manajemen yang harus disertifikasi. Standar ini merupakan guideline yang dapat digunakan organisasi untuk membangun dan meningkatkan pendekatan dalam mengelola kompetensi dan pengembangan orang. ISO juga menegaskan bahwa standar ini tidak menambah atau mengubah persyaratan ISO 9000 maupun standar sistem manajemen lainnya.
Mengapa Banyak Training Belum Tentu Menghasilkan Kompetensi?
Bayangkan sebuah perusahaan mengirim 20 orang karyawan mengikuti pelatihan komunikasi pelanggan.
Setelah pelatihan, seluruh peserta mendapatkan sertifikat. Namun tiga bulan kemudian, jumlah keluhan pelanggan tetap tinggi dan hasil survei kepuasan tidak banyak berubah.
Apakah training tersebut gagal?
Belum tentu. Bisa jadi masalahnya bukan pada materi pelatihannya, tetapi pada proses sebelum dan sesudah training.
Beberapa masalah yang sering terjadi antara lain:
- Training dipilih berdasarkan tren, bukan kebutuhan kompetensi.
- Kebutuhan kompetensi setiap jabatan belum dipetakan dengan jelas.
- Kemampuan karyawan sebelum training tidak pernah dievaluasi.
- Materi pelatihan tidak cukup relevan dengan pekerjaan.
- Hasil pembelajaran tidak diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari.
- Tidak ada evaluasi terhadap dampak training.
- Program pengembangan hanya berfokus pada kebutuhan saat ini dan tidak mempertimbangkan kebutuhan kompetensi masa depan.
ISO 10015:2019 membantu organisasi melihat pengembangan kompetensi sebagai sebuah proses yang lebih menyeluruh, bukan sekadar kegiatan mengirim karyawan ke ruang training.
Bagaimana ISO 10015:2019 Mengelola Kompetensi?
ISO 10015:2019 memberikan panduan mulai dari menentukan kebutuhan kompetensi hingga mengevaluasi dampak program pengembangan. Struktur panduannya mencakup penentuan kebutuhan kompetensi, evaluasi kompetensi yang ada, perencanaan dan pelaksanaan program, hingga evaluasi dampaknya.
1. Menentukan Kebutuhan Kompetensi
Langkah pertama bukan mencari vendor training.
Organisasi perlu mengetahui terlebih dahulu kompetensi apa yang sebenarnya dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan dan mencapai tujuan organisasi.
Misalnya, perusahaan memiliki masalah pada proses produksi. Setelah dianalisis, ternyata masalahnya bukan sekadar kurangnya pengetahuan operator, tetapi juga berkaitan dengan kemampuan membaca instruksi kerja, penggunaan mesin, pengendalian kualitas, atau pemahaman prosedur.
Dengan mengetahui kebutuhan tersebut, perusahaan dapat menentukan bentuk pengembangan yang lebih tepat.
2. Mengevaluasi Kompetensi yang Sudah Dimiliki
Setelah kebutuhan kompetensi ditentukan, perusahaan perlu melihat kondisi aktual.
Apakah karyawan sudah memiliki kompetensi tersebut? Jika sudah, sampai tingkat mana? Jika belum, apa kesenjangannya?
Proses ini membantu perusahaan mengidentifikasi competency gap sehingga program pengembangan tidak dilakukan secara asal.
| Kebutuhan | Kondisi Aktual | Gap | Tindakan |
|---|---|---|---|
| Analisis data | Dasar | Tinggi | Training dan praktik |
| Pengoperasian mesin | Menengah | Sedang | Coaching dan praktik |
| Komunikasi pelanggan | Baik | Rendah | Pengembangan lanjutan |
3. Menyusun Program Pengembangan
Setelah competency gap diketahui, organisasi dapat menentukan bentuk pengembangan yang sesuai.
Training hanyalah salah satu pilihan.
Pengembangan kompetensi dapat dilakukan melalui kombinasi berbagai metode seperti pelatihan, pembelajaran di tempat kerja, coaching, mentoring, praktik, pendampingan, maupun pengalaman kerja yang relevan.
Hal ini penting karena tidak semua competency gap dapat diselesaikan hanya dengan mengikuti kelas selama satu atau dua hari.
4. Melaksanakan Program dengan Perencanaan yang Jelas
Program pengembangan sebaiknya memiliki tujuan, target peserta, metode, sumber daya, waktu pelaksanaan, serta pihak yang bertanggung jawab.
Dengan demikian, kegiatan pengembangan tidak berhenti pada pertanyaan “siapa yang sudah ikut training?”, tetapi berkembang menjadi “kompetensi apa yang sedang dikembangkan dan bagaimana penerapannya?”
5. Mengevaluasi Dampak Program
Ini merupakan salah satu bagian yang sangat penting.
Perusahaan perlu melihat apakah program pengembangan benar-benar memberikan dampak terhadap pekerjaan dan hasil organisasi.
Contohnya:
- Apakah kesalahan kerja berkurang?
- Apakah produktivitas meningkat?
- Apakah keluhan pelanggan menurun?
- Apakah waktu penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat?
- Apakah kualitas produk atau layanan meningkat?
- Apakah karyawan mampu menjalankan tugas dengan lebih mandiri?
Dengan pendekatan seperti ini, evaluasi training tidak hanya berhenti pada daftar hadir, sertifikat, atau kepuasan peserta, tetapi mulai melihat dampaknya terhadap kompetensi dan kinerja.
6. Memikirkan Kebutuhan Kompetensi di Masa Depan
Kebutuhan kompetensi perusahaan terus berubah.
Digitalisasi, otomatisasi, perubahan regulasi, teknologi baru, perubahan kebutuhan pelanggan, dan strategi bisnis dapat menciptakan kebutuhan kompetensi baru.
Karena itu, pengembangan kompetensi sebaiknya tidak hanya menjawab pertanyaan:
“Apa yang kurang dari karyawan saat ini?”
Tetapi juga:
“Kompetensi apa yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan?”
Pendekatan ini membantu organisasi mempersiapkan tenaga kerja agar lebih adaptif terhadap perubahan.
ISO 10015 Bukan Sekadar Tentang Training
Salah satu kesalahpahaman yang sering terjadi adalah menganggap ISO 10015 sebagai standar untuk membuat program training.
Padahal fokus ISO 10015:2019 lebih luas, yaitu competence management dan people development.
Artinya, organisasi perlu melihat hubungan antara:
Kebutuhan organisasi → kebutuhan kompetensi → competency gap → pengembangan → penerapan → evaluasi dampak → kebutuhan masa depan.
Dengan pendekatan tersebut, training menjadi bagian dari sebuah sistem pengembangan kompetensi, bukan aktivitas yang berdiri sendiri.
Contoh Penerapan ISO 10015 di Perusahaan
Misalnya sebuah perusahaan manufaktur mengalami peningkatan jumlah produk tidak sesuai spesifikasi.
Perusahaan kemudian menemukan bahwa sebagian operator belum memahami parameter proses produksi secara konsisten.
Pendekatan yang kurang efektif adalah langsung mengadakan training untuk seluruh operator.
Pendekatan yang lebih sistematis adalah:
- Menentukan kompetensi yang dibutuhkan operator.
- Menilai kompetensi operator saat ini.
- Mengidentifikasi kesenjangan kompetensi.
- Menentukan metode pengembangan yang sesuai.
- Melaksanakan training dan praktik.
- Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menerapkan kompetensi yang diperoleh.
- Mengevaluasi perubahan kompetensi dan dampaknya terhadap proses produksi.
- Menentukan kebutuhan pengembangan berikutnya.
Dengan cara tersebut, perusahaan tidak hanya dapat membuktikan bahwa training telah dilakukan, tetapi juga memiliki pendekatan yang lebih jelas untuk menghubungkan pengembangan kompetensi dengan hasil pekerjaan.
Manfaat ISO 10015:2019 bagi Perusahaan
Penerapan panduan ISO 10015 dapat membantu organisasi membangun pendekatan pengelolaan kompetensi yang lebih terarah.
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh antara lain:
- Training lebih tepat sasaran karena didasarkan pada kebutuhan kompetensi.
- Competency gap lebih mudah diidentifikasi sehingga pengembangan dapat diprioritaskan.
- Investasi training lebih terukur karena organisasi dapat mengevaluasi dampaknya.
- Kinerja karyawan dapat lebih selaras dengan kebutuhan organisasi.
- Pengembangan karyawan menjadi lebih berkelanjutan dan tidak hanya dilakukan ketika muncul masalah.
- Organisasi lebih siap menghadapi kebutuhan kompetensi di masa depan.
Hubungan ISO 10015 dengan ISO 9001
ISO 10015 memiliki hubungan yang kuat dengan pengelolaan kompetensi dalam sistem manajemen mutu, tetapi keduanya bukan standar yang sama.
ISO 9001 menetapkan persyaratan sistem manajemen mutu, termasuk kebutuhan organisasi untuk menentukan dan memastikan kompetensi yang diperlukan bagi orang yang pekerjaannya memengaruhi kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu.
Sementara itu, ISO 10015 memberikan panduan yang lebih spesifik mengenai bagaimana organisasi dapat mengelola kompetensi dan pengembangan orang. ISO dan IAF juga menjelaskan bahwa ISO 10015 dapat memberikan wawasan yang berguna dalam memahami pengelolaan kompetensi, tetapi bukan merupakan persyaratan wajib atau kriteria audit tersendiri dalam audit ISO 9001.
Dengan demikian, perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001 dapat menggunakan ISO 10015 sebagai referensi untuk memperkuat pendekatan pengelolaan kompetensinya.
Apakah ISO 10015:2019 Wajib Disertifikasi?
Tidak.
ISO 10015:2019 merupakan standar panduan (guideline) untuk competence management dan people development, bukan standar persyaratan sistem manajemen yang ditujukan untuk sertifikasi.
Organisasi dapat menggunakan panduan ISO 10015 untuk meningkatkan proses pengelolaan kompetensi tanpa harus memperlakukannya sebagai standar sertifikasi tersendiri. ISO sendiri menjelaskan bahwa dokumen ini tidak menambah atau mengubah persyaratan ISO 9000 maupun standar lainnya.
Kesimpulan
Training yang banyak belum tentu menghasilkan karyawan yang kompeten.
Yang lebih penting adalah apakah organisasi mengetahui kompetensi apa yang dibutuhkan, memahami kesenjangan kompetensi, memilih metode pengembangan yang tepat, memberikan kesempatan untuk menerapkan hasil pembelajaran, dan mengevaluasi dampaknya terhadap pekerjaan.
ISO 10015:2019 membantu organisasi melihat pengembangan manusia secara lebih sistematis melalui pendekatan competence management dan people development. Dengan pendekatan ini, training tidak lagi sekadar menjadi kegiatan rutin HR, tetapi dapat menjadi bagian dari strategi peningkatan kinerja organisasi.
Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efektivitas pengelolaan kompetensi dan pengembangan karyawan, ISO 10015 dapat menjadi salah satu referensi yang relevan untuk membangun proses yang lebih terarah, terukur, dan berkelanjutan.
Butuh Pendampingan dalam Pengembangan Sistem Manajemen?
Nasional Sertifikasi Mutu (NSM) membantu perusahaan dalam berbagai kebutuhan sertifikasi, pelatihan, audit, dan konsultasi sistem manajemen.
Dengan pendekatan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, perusahaan dapat membangun sistem yang tidak hanya berorientasi pada pemenuhan dokumen, tetapi juga mendukung peningkatan kompetensi, efektivitas proses, dan kinerja organisasi.